Gestión de programas
La gestión de programas es el término utilizado para describir el proceso utilizado para gestionar varios proyectos relacionados. Esto también se conoce como cartera de proyectos . La intención de tener una cartera de proyectos es implementar una estrategia particular de una organización con el objetivo de mejorar el desempeño general de la organización. Otras funciones organizativas que están estrechamente relacionadas con la gestión de programas incluyen la gestión de cambios, la gestión de procesos de negocio y la ingeniería de sistemas . En este sentido, la función del director del programa es proporcionar cierto liderazgo y supervisión.sobre el estado de los múltiples proyectos que componen un programa determinado. Los gerentes de programa también tienen como objetivo brindar apoyo a las actividades relacionadas con el proyecto a fin de garantizar que se logren los objetivos generales del programa de la organización.
Para llevar a cabo su trabajo de manera eficaz y para poder acceder a toda la información relevante de manera precisa y rápida , los gerentes de programas utilizan sistemas de información conocidos como sistemas de información de gestión de programas . Las siguientes secciones describen con más detalle las definiciones y el uso de estos sistemas de información de gestión de programas.
Una definición de los sistemas de información de gestión de programas
Estos sistemas de información proporcionan un medio para que los administradores de programas accedan a la información de manera integral con el objetivo de asegurar que sean capaces de administrar la ejecución de múltiples proyectos de manera eficiente. Por ejemplo, si un director de programa tiene una serie de proyectos actualmente en curso en una organización, el Sistema de información de gestión de programas puede ayudar al director de programa a establecer qué proyectos están en camino de completarse, cómo llevar a cabo la asignación de recursos para varios proyectos y qué proyectos. están gastando una cantidad de dinero superior a la que se les ha asignado.
Sistemas de información de gestión de programas en uso
Los sistemas de información de gestión de programas son útiles para los directores de programas que tienen la intención de gestionar continuamente su cartera de proyectos. Las siguientes secciones describen con más detalle los diversos usos de los sistemas de información de gestión de programas.
Asignación de recursos
Esto incluye el proceso de asignar recursos a múltiples proyectos que tienen objetivos, presupuestos y cronogramas claramente definidos. Este proceso de asignación de recursos debe alinearse con los recursos disponibles para el programa. Los sistemas de información de gestión de programas también permiten a los directores de programas supervisar y controlar los cambios en los recursos disponibles para reducir las incertidumbres de finalización del proyecto.
Optimización del presupuesto y la programación
El director del programa puede utilizar un sistema de información de gestión del programa para desarrollar un presupuesto y un cronograma para toda la cartera de proyectos. El sistema de información ayuda a desarrollar una línea de base con la que un administrador de programa puede comparar el valor real del trabajo producido y el gasto real. Una gran desviación del presupuesto y el calendario de referencia puede significar que el programa puede estar en riesgo.
Seguimiento y control de proyectos
El director del programa puede utilizar los sistemas de información de gestión del programa para llevar a cabo una serie de actividades de seguimiento y control . Estas actividades pueden abarcar el seguimiento del plan del proyecto, el seguimiento del presupuesto y el calendario del programa y el seguimiento de toda la cartera de proyectos mediante el análisis de los informes de estado de los diversos proyectos.
Resumen de la lección
Esta lección examina un tipo muy importante de sistema de información de gestión conocido como Sistema de Información de Gestión de Programas. Este sistema es utilizado en gran medida por los directores de programas en el desempeño de sus tareas de seguimiento y coordinación de diferentes proyectos dentro de su cartera. Una cartera de proyectos es un conjunto de proyectos que tienen como objetivo lograr una estrategia organizativa particular, como la gestión del cambio, la gestión de procesos de negocio y las estrategias relacionadas con la ingeniería de sistemas . El director del programa proporciona liderazgo y supervisión para la cartera de proyectos. Estos sistemas de información permiten al gerente del programa acceder a información sobre sus proyectos de manera oportuna y completa.conducta. Los sistemas de información de gestión de programas se utilizan en el proceso de asignación de recursos para varios proyectos en la cartera de proyectos , para simplificar y coordinar el presupuesto y el cronograma de toda la cartera de proyectos y para monitorear y controlar los proyectos en la cartera.
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