Descripción general del análisis empresarial
La idea básica del análisis empresarial es bastante simple. Es la práctica de identificar y aclarar un problema o cuestión dentro de una empresa y luego trabajar con las distintas partes interesadas para definir e implementar una solución aceptable. Sin embargo, realizar un análisis empresarial puede resultar bastante complejo y requerir mucho tiempo. Veamos una secuencia típica de eventos dentro de un análisis empresarial.
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Pasos para realizar un análisis empresarial
Punto de partida : el primer paso del proceso es identificar un problema, un problema o alguna otra necesidad comercial. Digamos que eres el dueño de un pequeño concesionario de motocicletas. Además de vender bicicletas, su tienda realiza reparaciones y mantenimiento, vende equipos para montar y encarga piezas personalizadas para sus clientes. Ha recibido numerosas quejas del personal y los clientes sobre la precisión de su sistema de inventario. El problema habitual es que el sistema muestre que las piezas y la mercancía están en stock, cuando en realidad no hay ninguna disponible. Esto a menudo significa que un trabajo de reparación no se termina a tiempo, lo que realmente irrita a sus clientes.
Designar equipo de análisis empresarial : el siguiente paso es asignar una persona o un equipo para realizar el análisis empresarial. Por lo general, el equipo de análisis empresarial es el intermediario y proporciona organización, orientación estratégica, documentación, aclaraciones y asistencia con cuestiones políticas. El objetivo del análisis comercial es resolver de manera eficiente el problema o asunto a satisfacción de todas las partes. Quizás el factor más importante en este proceso es la comunicación completa y abierta entre todas las partes. Para nuestro ejemplo, usted asigna la tarea de resolver los problemas del sistema de inventario a su gerente comercial y su asistente.
Identificar el proceso comercial actual : en el diagrama del proceso de análisis comercial, la columna de la derecha representa el proceso comercial existente y las personas actualmente responsables del área que contiene el problema. En nuestro ejemplo, el proceso comercial sería el sistema de inventario y las personas serían el gerente de la tienda, el gerente de ventas y el contador.
Identificar partes interesadas : La columna de la izquierda del diagrama representa a todas las demás partes interesadas. Estos variarán de un proyecto a otro. Por ejemplo, las partes interesadas pueden incluir clientes, proveedores, funcionarios reguladores, expertos en informes financieros y auditores externos. En nuestro ejemplo, el propietario y los clientes son sin duda las partes interesadas. El personal de ventas también son partes interesadas porque tienen que tratar con clientes enojados.
Identificar los requisitos : Inicialmente, es crucial que los requisitos de las partes interesadas estén claramente identificados y definidos. Si no hacemos esto, será imposible resolver el problema con éxito. Entre los ejemplos de técnicas que se pueden utilizar para ayudar a definir lo que necesitan las partes interesadas se incluyen:
- Discusiones grupales espontáneas o lluvia de ideas
- Revisión y análisis de documentación pertinente
- Pequeños grupos de discusión de personas clave o grupos focales
- Entrevistas individuales
- Encuestas y cuestionarios
- Análisis del sistema, incluidos diagramas de flujo, narrativas, diagramas, wireframes
- Observación e investigación
En nuestro ejemplo, sus clientes quieren que su trabajo se realice a tiempo y quieren que las piezas que pidieron estén disponibles según lo prometido. Como propietario, desea mantener contentos a los clientes. También necesita registros de inventario precisos para que el área de su tienda pueda funcionar de manera eficiente y el personal de ventas pueda concentrarse en vender mercadería.
Identificar las capacidades y los procesos comerciales actuales : muchas de las mismas técnicas que usamos para identificar los requisitos de las partes interesadas también se pueden utilizar para definir las capacidades y los procesos comerciales actuales. Dependeríamos en gran medida de las técnicas de análisis de sistemas, el modelado, la investigación y la revisión de la documentación. En nuestro ejemplo, el proceso comercial actual es el sistema de inventario existente. Esto también incluiría recibir envíos de inventario y colocar los artículos en los estantes, ordenar el inventario y registrar las ventas.
Identificar diferencias : cualquier diferencia entre lo que requieren las partes interesadas y lo que puede proporcionar el proceso comercial actual representa las necesidades de las partes interesadas insatisfechas. Estos son los problemas que deben resolverse. En nuestro ejemplo, el sistema actual para realizar un seguimiento de los artículos de nuestro inventario no funciona. No podemos operar de manera eficiente y mantener contentos a nuestros clientes hasta que encontremos y corrijamos los problemas.
Identificar posibles soluciones : en nuestra tienda, podríamos comenzar revisando cómo ordenamos y recibimos los artículos del inventario. Por ejemplo, ¿cómo y cuándo agregamos nuevos artículos a nuestro sistema de inventario? ¿El personal de ventas siempre recuerda documentar y registrar una venta y cómo se elimina el artículo del sistema de inventario? También consideraríamos la seguridad física del inventario. ¿Es el robo de inventario una posibilidad real?
Quizás algo tan simple como asignar a una persona para que registre todos los tickets de venta y los recibos de inventario podría ser una solución adecuada. Quizás una solución parcial sería mover las pantallas del equipo de conducción más lejos de las salidas para dificultar los robos en las tiendas. Como se muestra en el diagrama del proceso de análisis empresarial, las posibles soluciones deben ser revisadas y comentadas tanto por las partes interesadas como por las personas involucradas en el proceso empresarial actual.
Implementar cambios : supongamos que cambiamos varios procedimientos, como registrar facturas de ventas y registrar recibos de mercancías. También mejoramos la seguridad física de los artículos de inventario más costosos. Creemos que solucionamos el problema. Podemos hacer un seguimiento de nuestro éxito realizando encuestas de satisfacción del cliente, registrando los tiempos de finalización de los trabajos y registrando cualquier caso inesperado de falta de existencias. También debemos contar nuestros inventarios periódicamente y registrar cualquier diferencia con el sistema de inventario. En resumen, no deberíamos simplemente asumir que solucionamos el problema.
Resumen de la lección
Un análisis empresarial es la práctica de identificar y aclarar problemas o cuestiones dentro de una empresa y proporcionar soluciones eficientes que satisfagan los requisitos de todos los interesados. El proceso incluye identificar los requisitos de las partes interesadas, identificar los procesos y capacidades comerciales actuales, identificar soluciones e implementar cambios. Tanto las técnicas de recopilación de información como las comunicaciones con las diversas partes interesadas son partes críticas del proceso general.
Secuencia de eventos del análisis empresarial
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- Punto de partida
- Designar equipo de análisis empresarial
- Identificar el proceso comercial actual
- Identificar partes interesadas
- Identificar requisitos
- Identificar las capacidades y los procesos comerciales actuales
- Identificar diferencias
- Identificar posibles soluciones
- Implementar cambios
Los resultados del aprendizaje
Al llegar al final del video, debería poder:
- Definir análisis empresarial
- Explicar los pasos para realizar un análisis empresarial.
Continúa con:
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