Garantizar la privacidad en el proceso de quejas por acoso

Política de quejas y confidencialidad

Claire acaba de ser contratada como nueva directora de recursos humanos de una empresa de tecnología en crecimiento. Ella está revisando la política de acoso sexual de la compañía , que describe las reglas y procedimientos relacionados con la definición, denuncia, investigación y reparación del acoso sexual. Claire se molestó al descubrir que carecía de procedimientos para proteger la privacidad de todas las personas involucradas. Echemos un vistazo a por qué está preocupada.

Privacidad para víctimas y testigos

No debería ser una gran sorpresa que la privacidad proteja los intereses de la presunta víctima de acoso sexual. Claire sabe que las víctimas pueden no presentarse si sus quejas se hacen públicas. El acoso sexual a menudo implica situaciones embarazosas y problemas delicados. La privacidad protege a las víctimas de ser avergonzadas, condenadas al ostracismo, ridiculizadas o incluso sufrir represalias por presentar una queja.

Represalia , a los efectos de la ley de acoso sexual, es cualquier tipo de acción adversa tomada contra un empleado si la acción es en respuesta a una actividad protegida. Presentar una denuncia por acoso sexual y participar en la investigación como testigo son actividades protegidas. Los ejemplos de represalias incluyen el despido, la negación de una promoción justificada y la degradación.

Claire también sabe que los testigos involucrados en la investigación de la denuncia de acoso sexual deben tener su privacidad protegida por las mismas razones que las víctimas. Además, los testigos a menudo son esenciales para una determinación justa y razonable de si ha ocurrido acoso sexual.

Es importante tener en cuenta que no solo puede haber testigos que apoyen la posición de la presunta víctima, sino también testigos que apoyen la posición del presunto acosador. Si bien ni la presunta víctima ni el acosador tienen necesariamente el derecho de confrontar a los testigos, como en un tribunal de justicia, se les debe dar la sustancia de lo que han dicho los testigos para que se pueda dar una respuesta.

Preocupaciones sobre la privacidad del presunto acosador

Claire también sabe que debe asegurarse de que la privacidad de los presuntos acosadores esté protegida tanto como sea posible. Como sabe Claire, el hecho de que alguien sea acusado de cometer acoso sexual no significa que la acusación sea cierta. A veces, las acusaciones son simplemente infundadas y la transmisión pública de una denuncia infundada puede dañar la reputación y la capacidad de un empleado inocente para realizar sus funciones laborales de manera eficaz. Por ejemplo, un gerente acusado falsamente puede tener dificultades para mantener el respeto y la lealtad de su equipo.

Preocupaciones de privacidad de la organización

Claire también necesita proteger a la empresa, y lo hace asegurándose de que la privacidad de las víctimas, los testigos y los presuntos acosadores estén protegidos en la medida de lo posible. No proteger la privacidad puede exponer a la empresa a responsabilidades legales. El riesgo de represalias puede aumentar si no se respeta y protege la confidencialidad de las víctimas y los testigos. Asimismo, la empresa puede estar expuesta a responsabilidad legal por difamación si fomenta o permite negligentemente la difusión de información que dañe la reputación de un empleado inocente que ha sido acusado de acoso sexual.

Procedimientos para garantizar la privacidad

Claire tiene un trabajo difícil. Necesita equilibrar la necesidad de investigar una acusación grave de acoso sexual y al mismo tiempo proteger la privacidad de todos los participantes tanto como sea razonablemente posible. Echemos un vistazo a algunos procedimientos para ayudar a lograr este objetivo.

La información confidencial es un elemento esencial para garantizar un buen nivel de confidencialidad. Deben existir procedimientos para garantizar que las víctimas de acoso sexual tengan un medio privado para denunciar el acoso. También es importante designar a una persona para que reciba quejas de acoso sexual que no sean los supervisores directos de los empleados en caso de que el acosador sea un supervisor. Si se presenta una denuncia de acoso sexual en persona, la víctima debe poder denunciarla en un lugar privado y seguro, como una oficina a puerta cerrada. Una línea telefónica confidencial o una dirección de correo electrónico dedicada también es una buena idea para garantizar la privacidad de las comunicaciones.

Claire también sabe que la confidencialidad no termina con la denuncia, sino que debe incluir la investigación. La presunta víctima, el presunto acosador y cualquier testigo deben ser entrevistados de manera confidencial y recibir instrucciones de no divulgar la investigación. Se debe advertir a la parte denunciante y al presunto acosador que no realicen sus propias entrevistas con los testigos, sino que permitan que la empresa investigue de manera confidencial para proteger la privacidad de todas las partes interesadas. Asimismo, la información obtenida durante la investigación sólo debe ser divulgada a quienes necesiten conocerla, como son los investigadores, la presunta víctima, el presunto acosador y, quizás, el asesor legal. Si alguien no tiene un rol en la investigación, es una buena indicación de que no necesita saberlo.

Una investigación adecuada puede generar una gran cantidad de papeleo, como notas de investigación, quejas escritas, respuestas escritas del presunto acosador y declaraciones de testigos. Estos documentos deben archivarse de manera segura en un lugar seguro y estar disponibles solo para las personas directamente involucradas en la investigación y solo para fines relacionados con la investigación. Además, los registros no deben mantenerse en el archivo de personal de un empleado, excepto para un registro de cualquier disciplina resultante de la investigación.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. Garantizar la confidencialidad durante el proceso de investigación y denuncia de acoso sexual es importante para proteger los intereses legítimos de privacidad de las víctimas, testigos y presuntos acosadores. También ayuda a limitar la responsabilidad legal de una organización al reducir el riesgo de reclamos de represalias y difamación.

En consecuencia, la privacidad debe tenerse en cuenta en el diseño e implementación del procedimiento de denuncia e investigación por acoso sexual. La protección de la privacidad comienza con un procedimiento de denuncia confidencial para las víctimas y otros denunciantes de acoso sexual.

Debe mantenerse la confidencialidad de los testigos. Solo el personal designado de la empresa debe realizar la investigación y la información solo debe compartirse con las personas directamente involucradas en la investigación. Los documentos de la investigación deben guardarse en un lugar seguro y separados de los archivos del personal, excepto por cualquier nota de disciplina que resulte de las conclusiones alcanzadas por la investigación.

Los resultados del aprendizaje

Después de estudiar esta lección, explore su capacidad para:

• Resaltar la importancia de proteger la privacidad de las víctimas, testigos y presuntos acosadores durante el proceso de denuncia de acoso sexual.
• Señale los procedimientos que una empresa puede implementar para proteger los derechos de privacidad de las víctimas, testigos y presuntos acosadores.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador