Programación y planificación en la gestión del tiempo

Escuchar Texto: A

Guardar Ver mi bloc de notas

Mis Artículos Guardados

Sr. Do-It-All

Ya conoce el tipo: el Sr. Do-It-All llega a la oficina al mismo tiempo que usted. Para el almuerzo, ha vaciado su bandeja de entrada desbordada, respondió a todos sus correos electrónicos y marcó la mitad de su lista de tareas pendientes. La segunda mitad de su día está dedicada a dar los toques finales a la presentación de mañana y ayudar a algunos compañeros de trabajo con proyectos urgentes, todo sin sudar.

Haga más en el trabajo con una programación y planificación adecuadas.

Miras con asombro al Sr.Hazlo Todo mientras tu escritorio continúa apilándose, tus notificaciones por correo electrónico nunca se detienen y esa presentación que debe entregarse el viernes ni siquiera se ha tocado. ¿Cómo se las arregla para trabajar la misma cantidad de horas que todos los demás y hacer el doble? El Sr. Do-It-All sabe que el secreto para administrar su tiempo radica en programar y planificar adecuadamente. Echemos un vistazo más de cerca a estos conceptos de gestión del tiempo.

La importancia de programar

Si desea controlar mejor su tiempo en el trabajo, su primera parada es la programación. Programar en el trabajo es planificar su día de una manera que lo ayude a abordar las tareas más importantes primero y lograr sus objetivos profesionales en el tiempo asignado.

Piénselo de esta manera: muchas profesiones dependen de la programación para organizar mejor su día: médicos, dentistas, peluqueros, reparadores de televisores. ¿Cómo serían sus días si les dijeran a todos que se presentaran cuando quisieran? ¡Caos total! Para ellos, programar es una forma de asegurar que cada persona sea vista de manera ordenada y se le dé el tiempo que se merece.

Para el resto de nosotros, programar es como reservar citas. Garantiza que pueda hacer lo que es más importante para usted. Cuando se hace correctamente, la programación le permite:

• Dedique la cantidad de tiempo adecuada a proyectos importantes.
• Incorpore tiempo «sobrante» para eventos imprevistos.
• Alcanza tus objetivos profesionales.
• Di «no» a los proyectos para los que no tienes tiempo.
• Proteja su tiempo personal para la familia y los pasatiempos.
• Evite ampliar su semana laboral a 50-60 horas (o más).

Es crucial para la programación el arte de planificar o priorizar tareas. De hecho, los dos van de la mano. La planificación puede mantener sus niveles de estrés al mínimo al brindarle un mejor control sobre su día. ¿Por qué? Porque está priorizando sus tareas con fines de programación. La priorización, combinada con la creación de un cronograma a seguir, puede aumentar su productividad en general y ayudarlo a lograr sus objetivos profesionales.

Dominar la planificación y la programación

Quizás nunca hayas programado tu día, simplemente tomando tareas y proyectos a medida que vienen. Aquí hay una fórmula para comenzar con una mejor programación para su día de trabajo:

1. Identifique su disponibilidad. Si tiene reuniones permanentes u otras obligaciones, primero bloquee ese tiempo. A partir de ahí, puede ver su tiempo disponible y comenzar a programar. También considere cuándo es más productivo: ¿es una persona matutina o una persona vespertina? – al establecer un horario.
2. Elija primero las tareas urgentes. La Matriz de decisiones de Eisenhower es una buena herramienta para ayudar a determinar qué es urgente versus qué es simplemente importante. Programe primero las tareas urgentes y luego complete el resto del día con asuntos importantes. Estime el tiempo requerido para cada tarea.
3. Complete el resto de su horario. Eso podría incluir proyectos importantes o de alta prioridad o incluso tiempo de contingencia para emergencias o incidentes imprevistos porque, como todos sabemos, lo inesperado puede surgir, y lo hará.
4. Evalúe su horario completo. Si su día está tan lleno que no tiene tiempo para detenerse a almorzar, reevalúe y decida si todas las tareas que ha agregado a su horario son realmente necesarias. Delega o elimina donde puedas.

Una vez que haya programado sus actividades para priorizar las tareas más importantes, ahora debe ceñirse a ellas. Un horario solo funcionará para ayudar con la administración del tiempo si lo usa. Siempre busque formas de reestructurar su día si su horario actual no está funcionando para usted. La programación aún debe permitir flexibilidad.

Resumen de la lección

La gestión eficaz del tiempo en el trabajo implica dos herramientas que van de la mano: la programación y la planificación. La planificación implica priorizar las tareas y examinar las tareas y proyectos diarios, semanales e incluso a largo plazo. La programación consiste en conectar esas tareas y proyectos en el tiempo asignado en su día de trabajo. Idealmente, primero programe los asuntos más urgentes y luego continúe con las tareas menos importantes. Este sistema también le brinda la oportunidad de tener en cuenta emergencias o circunstancias imprevistas. En última instancia, esté preparado para reevaluar su horario con frecuencia y modificarlo para maximizar su tiempo, aumentar su productividad y alcanzar sus objetivos.

Continúa con:

1. Recursos Humanos

   Gestión de recursos humanos: funciones y procesos

   Gestión de recursos humanos Imaginemos que eres dueño de tu propio negocio de fabricación de...

2. Ciencias Económicas

   Ciencia de la Gestión: Definición, teoría e impacto

   ¿Qué es la ciencia de la gestión? El concepto de gestión ha sido estudiado durante...

3. Administración

   Planificación del proyecto: pasos, proceso y retorno

   ¿Por qué administrar un proyecto? ¡Felicitaciones, acaba de ser elegido para administrar un nuevo proyecto...

4. Administración

   Gestión de conflictos en equipos virtuales

   El conflicto es inevitable No importa qué tipo de trabajo haga, ya sea en un...