Secuencia en documentos técnicos
Una secuencia clara
Hace unos años, mi mamá me compró una panificadora para Navidad. ¡Estaba tan emocionada! Finalmente, una forma fácil de hornear una de mis comidas favoritas. Desafortunadamente, el proceso no es tan fácil como parece. En mi primer intento, miré los ingredientes requeridos en la receta, tiré todo en la máquina de hacer pan y presioné el botón de encendido. Dos horas más tarde, cuando sonó la alarma de finalización, descubrí un bulto duro que no se parecía en nada al pan esponjoso que esperaba. Llamé a mi mamá y le dije que el fabricante no funcionaba.
Me preguntó si había seguido las instrucciones exactamente como estaban escritas. ¿Direcciones? ¿Quién necesita direcciones? Bueno, aparentemente, al hornear pan, agregar ingredientes en un orden específico es vital para crear un pan hermoso. ¡Ups!
Escribir se parece mucho a hacer pan. Tenemos muchos ingredientes, cosas que necesitamos compartir con nuestro público objetivo, pero si no las ponemos en un orden específico, la información simplemente se combinará y mezclará, y es posible que el resultado final no sea el que queremos. . Necesitamos tener una secuencia clara o un orden específico en el que se presentan las ideas. Tener una secuencia clara de nuestros documentos mantendrá nuestras ideas organizadas y ayudará a los lectores a determinar fácilmente qué es importante.
Para proporcionar claridad y organización a sus documentos, siga esta secuencia, cuando sea posible:
- Proporcione una introducción clara.
- Mantenga los párrafos enfocados.
- Organice la información teniendo en cuenta a su audiencia.
- Considere incluir una conclusión.
Presentaciones claras
¿Qué es lo primero que haces cuando conoces a alguien por primera vez? Lo más probable es que no empieces a hablar de información aleatoria. Probablemente primero se presente para que la persona sepa quién es usted y qué quiere. Se necesita el mismo tipo de introducción por escrito. Antes de comenzar a profundizar sobre un problema en la empresa, debe proporcionar una introducción al tema.
Los hombres y mujeres de negocios ven docenas de documentos al día, desde correos electrónicos hasta notas, por lo que necesitan saber rápidamente de qué se trata su documento. Comience su introducción respondiendo las tres preguntas principales que todo empresario desea saber:
- ¿Qué documento estoy leyendo?
- ¿Por qué lo recibí?
- ¿Qué acción quieres que tome?
Escribir esta información al principio de su documento proporciona una explicación clara a su lector de su propósito.
Una vez que haya explicado su propósito, puede comenzar a explicar los puntos principales de su documento. De manera similar a una tesis, debe incluir una oración al final de su introducción que proyecte lo que discutirá en el cuerpo de su documento. Los puntos principales se pueden enumerar en la oración como frases breves en forma paralela. Una vez que haya escrito una oración que explique lo que cubrirá ese documento, es hora de comenzar a escribir los párrafos del cuerpo.
Párrafos enfocados
Tengo un sobrino de tres años y en el lapso de un minuto me preguntará cómo vuelan los pájaros, por qué no podemos comer plastilina y cuándo puede conseguir un juguete nuevo. Su proceso de pensamiento se siente como una pelota de ráquetbol golpeada de una pared a otra sin una pista de dónde puede aterrizar. Si no tenemos cuidado, nuestra escritura también puede sentirse así. A veces tenemos tantos problemas diferentes que cubrir que es difícil concentrarse en un tema a la vez. Pero mantener los párrafos enfocados en la redacción técnica es vital para ayudar a su audiencia a comprender su mensaje.
Para mantener sus párrafos enfocados, comience con una oración temática bien escrita. La oración debe indicar claramente lo que se discutirá en ese párrafo específico.
Al escribir la información de su párrafo, asegúrese de ceñirse a una idea por párrafo. Tratar de concentrarse en más de un tema en un párrafo confundirá a su lector. Asegúrese de que la información que proporcione sea específica y responda a cualquier pregunta potencial que su lector pueda tener sobre el tema.
Finalmente, mantenga el párrafo corto para que sea fácil de leer. Los párrafos no deben tener más de cinco o seis oraciones. Si encuentra que el párrafo se vuelve mucho más largo, intente dividir el párrafo en dos párrafos separados, manteniendo la información sobre ideas similares junta y usando un título para cubrir ambos párrafos.
Organizar la información estratégicamente
Una vez que sepa lo que dirán sus párrafos, asegúrese de organizar la información estratégicamente. La disposición que elija dependerá del tipo de documento que esté creando, su propósito para el documento y su público objetivo.
Por ejemplo, la mayoría de los documentos de los usuarios finales deben redactarse en orden cronológico. Después de todo, no puede decirle a un cliente que coloque estanterías en un librero antes de haberle explicado cómo montar el librero. Sin embargo, es posible que sea necesario redactar un memorando departamental que aborde los problemas en el lugar de trabajo en orden de importancia para que los empleados comprendan qué problemas deben abordarse primero. Elija un patrón organizativo que se adapte mejor a las necesidades de su audiencia y que mejore mejor su propósito.
Conclusiones
Así como es importante presentarse cuando conoce a alguien por primera vez, debe decirle “Adiós” para demostrar que ha terminado de hablar. Lo mismo se aplica a la escritura. Simplemente terminar su documento con su último párrafo de información puede hacer que un documento se sienta inacabado. Proporcionar una conclusión puede ayudar a reforzar los puntos que planteó en su documento.
Al escribir una conclusión, considere abordar estas ideas:
- Resuma sus puntos, especialmente si su documento contiene mucha información detallada.
- Explore las implicaciones de la información discutida. Explique lo que podría suceder según la información que proporcionó.
- Discuta las soluciones a los problemas.
- Dé pautas o consejos para el éxito.
No es necesario abordar cada uno de estos, pero debe intentar proporcionar una explicación clara de lo que desea que haga su lector como resultado de la información que ha proporcionado.
Resumen de la lección
Aunque la secuencia exacta de su escritura dependerá del tipo de documento que esté creando, es importante tener un orden claro en el que difunde su información. Utilice estas pautas para ayudar a crear una secuencia clara para su propio documento:
- Proporcione una introducción clara en la que explique qué es su documento, por qué su audiencia lo recibe y qué desea que el lector haga como resultado de la información.
- Mantenga los párrafos enfocados teniendo una oración temática sólida, abordando solo un tema en cada párrafo y manteniendo los párrafos cortos.
- Organice la información teniendo en cuenta a su audiencia. Elija la estructura organizativa que satisfaga las necesidades de su audiencia y su propósito.
- Considere incluir una conclusión para reforzar sus puntos principales y dar cierre al documento.
El uso de estas estrategias le permitirá a su lector discernir rápidamente qué información necesita que sepa y qué quiere que haga como resultado de esa información.
Los resultados del aprendizaje
Después de esta lección, tendrá la capacidad de:
- Explique la importancia de tener una secuencia clara para sus documentos técnicos.
- Describe las pautas para crear una secuencia clara.
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