Software de gestión financiera para restaurantes

La importancia de la gestión financiera de los restaurantes

Después de años de trabajar en restaurantes, Franklin decidió que estaba listo para abrir su propio negocio. Sus años de trabajo en la industria de servicios de alimentos le enseñaron la importancia de administrar cuidadosamente los gastos si quería tener éxito. Uno de sus primeros pasos fue buscar el software de gestión financiera adecuado.

Franklin sabía que tenía que contabilizar cuatro categorías básicas de gastos de restaurante:

• La comida, que va desde los ingredientes primarios para los elementos del menú hasta los suministros de preparación, como aceite de cocina y especias.
• El personal, desde meseros hasta personal de cocina, gerentes y trabajadores de limpieza.
• El lugar o ubicación, que incluye pagos de alquiler o hipoteca, servicios públicos, impuestos y mantenimiento general.
• Gastos generales: los costos fijos que no cambian con frecuencia. Esto incluye ropa de cama y uniformes, capacitación del personal y tarifas de licencia, y costos de marketing.

Los márgenes de beneficio en la mayoría de los restaurantes tienden a ser muy pequeños, con un promedio de solo del 3 al 5 por ciento. ¡Presentar una solicitud para administrar estos gastos puede destruir un restaurante tan rápido como una mala crítica!

El software de gestión financiera también contribuye a fomentar la fidelidad de los clientes y la repetición del negocio, que son los pilares de los restaurantes de éxito. El software puede gestionar eficazmente el seguimiento y el contacto con los clientes y contribuir al resultado final.

Tener el software de gestión financiera adecuado también puede ayudar a los propietarios y gerentes a combatir uno de los mayores problemas que enfrenta cualquier restaurante: el robo a los empleados. Cada año se pierden miles de millones de dólares debido al robo de empleados en los restaurantes.

Software de gestión de restaurantes

Dos tipos principales de software de gestión financiera de restaurantes incluyen los siguientes:

• El software Front of the House se centra en las interacciones con los clientes. Este es el software que maneja cosas como reservas, entrada de pedidos, cheques de clientes, pagos y comportamientos de los clientes.

El frente de la casa es lo que ven los clientes.

• El software Back of the House se centra en la gestión y el seguimiento de las operaciones entre bastidores, como la gestión de inventario, los pedidos de proveedores, la programación de empleados, la nómina y el análisis general.

La parte trasera de la casa incluye cosas que están detrás de escena.

Dentro de estas dos categorías, se encuentra disponible una amplia variedad de software que se puede incorporar según la naturaleza de la operación. Todos pueden ayudar a un restaurante a gestionar de forma más eficaz el flujo de caja, generar negocios y mejorar la rentabilidad.

Soluciones para el frente de la casa

Las soluciones de front of the house se centran en la interfaz del cliente antes, durante y después de una visita.

• El punto de venta (POS) es el caballo de batalla de la casa en cualquier restaurante. El punto de venta es donde los servidores registran pedidos, generan facturas y manejan pagos. Aquí es donde se producen los ingresos. Puede ser una simple caja registradora y una máquina de tarjetas de crédito. Hoy, sin embargo, la mayoría de las operaciones utilizan sistemas de software computarizados que están integrados con el sistema de control de inventario de la operación. Los sistemas POS también pueden monitorear la actividad del servidor, lo que permite a la administración rastrear cosas como la cantidad de bebidas servidas en un bar, los descuentos procesados ​​y las transacciones en efectivo, todas áreas vulnerables al mal uso de los empleados.
• El software de comentarios de los clientes puede capturar cómo se sienten los huéspedes acerca de un restaurante, así como aspectos específicos, incluido lo que piden. Los programas pueden capturar los comentarios de los clientes a través de encuestas o sistemas de quejas de los clientes.
• El software de fidelización e incentivos se centra en aumentar el número de visitas de los huéspedes y cuánto gastan en cada visita. Las soluciones de software ofrecen cosas como recompensas basadas en la frecuencia de las visitas o el control promedio.
• El software de marketing en Internet ayuda a un restaurante a identificar, recopilar y analizar lo que los clientes dicen sobre un restaurante en línea. Si el marketing online es parte del marketing mix, estas soluciones pueden ayudar a un restaurante a gestionar las actividades online de forma rentable.

Soluciones para la parte trasera de la casa

Las soluciones de back of the house se enfocan en los gastos y la eficiencia financiera en un restaurante que involucran la administración del tiempo, la cadena de suministro y las cuentas por pagar.

• El software de velocidad de servicio puede medir cuánto tiempo lleva preparar un pedido. En operaciones como restaurantes de comida rápida donde los artículos populares se preparan con anticipación, solo se pueden almacenar durante un tiempo determinado. Desechados después de un período determinado, conducen a un aumento de los costos de alimentos desperdiciados.
• El software de la cadena de suministro ayuda a administrar los inventarios para que los suministros óptimos estén disponibles. Los programas ayudan a administrar los pedidos de alimentos según las recetas y el volumen de cada ingrediente necesario según las ventas promedio. Las posibles funciones incluyen seguimiento de pedidos y entregas, seguimiento de los precios de mercado de los ingredientes y gestión de facturas para optimizar el flujo de caja de la operación.
• Las ventas en efectivo y con tarjeta de crédito, las hojas de tiempo, las facturas y los impuestos sobre las ventas normalmente se concilian utilizando un software de contabilidad general que integra todos los componentes financieros de la operación. Este tipo de software permite a los restaurantes controlar las pérdidas y ganancias de forma continua.

Consideraciones de selección de software

Los programas de software de gestión financiera de restaurantes actuales ofrecen una gama de características que permiten recopilar datos de una amplia variedad de fuentes para su análisis y planificación. Se produce una mejor gestión financiera utilizando un programa que conecta las diferentes categorías de gastos.

Por ejemplo, el software POS que desglosa exactamente lo que piden los clientes, cuando se conecta a los niveles de inventario, ayuda a la gerencia a decidir qué ordenar y no ordenar a los proveedores de alimentos. Si el nuevo aperitivo steak tártaro del restaurante es de repente un gran éxito y el boca a boca se difunde en las redes sociales, lo último que debería suceder es no servirlo más adelante en la semana porque los ingredientes no están disponibles en la cocina.

El software de contabilidad de la parte posterior de la casa también debe integrarse con el software POS, ya que todos los datos de ingresos necesarios para preparar declaraciones de pérdidas y ganancias se originan en la parte delantera de la casa. Incluso con restaurantes muy pequeños, la cantidad de datos y papeleo puede volverse abrumadora. Tener un programa de contabilidad efectivo puede liberar tiempo para administrar el restaurante y enfocarse en los clientes.

Finalmente, ¿puede el software crecer y adaptarse a medida que crece una empresa y cambian las expectativas de los clientes? Las tecnologías móviles y las soluciones basadas en la nube ahora ofrecen a los restaurantes más flexibilidad que nunca en la forma en que interactúan con los clientes y hacen un seguimiento de sus negocios. El software de gestión financiera es un gasto que debe formar parte de los planes, al igual que la cantidad de salmón que se debe pedir para el especial de esta noche.

Resumen de la lección

El software de gestión financiera contribuye a mejorar la rentabilidad, la lealtad del cliente y la reducción de los robos de empleados. El software de gestión financiera de restaurantes se divide en dos categorías:

• El software Front of the House se centra en las interacciones con los clientes e incluye puntos de venta, comentarios de los clientes, programas de fidelización / incentivos y de marketing.
• El software back of the house se concentra en las operaciones, incluida la velocidad del servicio, la cadena de suministro y la contabilidad.

La planificación del software debe incluir la integración de los programas iniciales y finales de la casa y la adaptabilidad futura de los programas.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador