Intervención facilitadora
Si está acostumbrado a sentarse en reuniones donde el personal no puede llegar a un acuerdo, averiguar cómo resolver un problema de programación o recordar quién fue responsable de qué elementos de acción, ¡entonces está en el lugar correcto!
Hoy, veremos a Marg, una facilitadora experimentada, que nos está enseñando los conceptos básicos de la intervención facilitadora , un proceso que ocurre cuando un facilitador capacitado utiliza una variedad de técnicas para hacer que las reuniones de la empresa sean más productivas. Vamos a sentarnos y ver algunas de las mejores técnicas de Marg para mantener una reunión en movimiento.
Tipos de intervención
Marg explica que hay muchos tipos de intervenciones, y debes elegir las técnicas que mejor se adapten a la situación en la que estás trabajando. Aquí hay algunas técnicas a considerar.
Grupos pequeños
Al principio, Marg divide al grupo grande en grupos más pequeños. Al separar el grupo grande en varios grupos pequeños de 3 a 6 personas, Marg facilita la participación de todos. Cuando un grupo grande se divide en grupos más pequeños, es más probable que los participantes sientan que sus ideas y voces son escuchadas.
Memoria de grupo
Cuando llegan los que llegan tarde, Marg le pide al grupo que los alcance. Al hacer que los participantes expliquen lo que se ha perdido, ella refuerza lo que ya se ha cubierto y mantiene la reunión en marcha. Esto se conoce como memoria de grupo . Esto también le permite al grupo saber que este es un método que utilizará Marg para responsabilizar al grupo de saber lo que está sucediendo durante la reunión.
Estrategias para hacer que las reuniones de equipo sean más productivas
Lluvia de ideas
Se pide a los grupos pequeños que presenten varias ideas. El proceso de discutir varias ideas se conoce como lluvia de ideas . Esta es una excelente manera de pedir ideas y comenzar el proceso de búsqueda de consenso sobre los temas también.
Bumerang
Cuando un estudiante le pregunta a Marg qué debería hacer el grupo a continuación, Marg devuelve la pregunta y pregunta a los alumnos: «¿Qué crees que debería hacer el grupo?». Al devolver la pregunta, Marg está logrando que el grupo presente las ideas en lugar de decirles qué hacer. Esto es un bumerán . Aunque todos la buscan en busca de respuestas, ella está presionando al grupo para que propongan ideas o decisiones por su cuenta enviándoles la pregunta.
Reflejando
Una forma de crear reuniones efectivas es desarrollar técnicas para garantizar que los participantes se sientan escuchados y comprendidos. La creación de reflejos es una gran herramienta para lograr esto. Reflejar significa reflejar el habla, el tono o el lenguaje corporal de una persona. Cuando una participante explica su frustración con sus compañeros de trabajo, Marg responde: «Creo que estás frustrado». Esta simple declaración le permite al oyente saber que la escuchan y la comprenden. Es más probable que los participantes se mantengan comprometidos y participativos en las reuniones cuando se les escucha y se les comprende.
Notas adhesivas y rotafolios
Marg ha colocado varias notas adhesivas gigantes por la habitación y hay rotafolios con varias formas. Observa cómo Marg usa los diferentes documentos para tomar notas, crear listas de elementos de acción y definir puntos clave de las discusiones.
Se pueden colgar notas adhesivas gigantes por la habitación, lo que permite que los puntos clave o las ideas permanezcan visibles para todos en todo momento. Marg también dedica una nota adhesiva a los elementos «fuera del tema». Más tarde, el grupo decidirá si quieren discutir temas fuera del tema o presentarlos para reuniones futuras.
Métodos de resolución de conflictos para las intervenciones
El rotafolio es una excelente manera de desarrollar esquemas, hacer listas, registrar ideas clave o publicar información importante para que el grupo la recuerde.
Lo bueno de las notas adhesivas y los rotafolios es que puede usarlos como desee. El uso de uno de estos métodos le permite dirigir al grupo hacia las ideas principales siempre que empiecen a desviarse.
Gente dificil
En casi todas las reuniones, hay una persona a la que le gusta interrumpir al orador. O la persona que quiere contarles a todos historias sobre su vida, o esa persona que no puede mantenerse en el tema. A veces, los participantes hablarán entre ellos y esto puede crear una distracción para todos. Afortunadamente, Marg tiene excelentes técnicas para ayudar en estas situaciones.
Establecer reglas básicas al comienzo de la reunión permite al facilitador establecer expectativas sobre cómo se manejarán estas cosas durante la reunión. Hacerles saber a todos las expectativas desde el principio a menudo puede reducir las distracciones antes de que comiencen.
Para detener a un interruptor crónico, Marg podría designar un objeto que los hablantes deben sostener para poder hablar. Pasar una pelota de ping pong para que la gente se turne para hablar es una forma de evitar que la gente interrumpa.
Si alguien quiere compartir historias de vida, Marg podría simplemente preguntar si esto nos está desviando demasiado. Esto le pide a la persona y al grupo que vuelvan a enfocar su atención en el tema en cuestión. Marg también podría decir: «Tienes mucha información realmente valiosa para compartir y valoro tu disposición a hablar, pero tal vez debamos dejar que otros también la compartan».
Otro método para que la gente vuelva a encarrilarse es el rotafolio y las notas adhesivas que se discutieron anteriormente. Simplemente pedirle a alguien que escriba su tema, idea o inquietudes en una nota adhesiva en la pared le permite a Marg minimizar las discusiones fuera del tema.
Cuando las personas que hablan entre sí se convierte en una distracción para el grupo, Marg se para junto a los que hablan y pronto se dan cuenta de que todo el grupo está al tanto de su conversación. Marg puede continuar la reunión y no necesita decir una palabra, ya que la pareja habladora se da cuenta de que todos los ojos están puestos en ellos y simplemente dejan de hablar.
Resumen de la lección
La intervención facilitadora utiliza varias técnicas para garantizar una reunión productiva. Los grupos pequeños permiten que cada persona comparta y sea escuchada. La memoria grupal le pide al grupo que comparta lo que han estado discutiendo, lo que mantiene al grupo encaminado y comprometido. La lluvia de ideas explora nuevas ideas y el bumerán empuja a los participantes a tomar decisiones y crear ideas. La duplicación es una técnica para garantizar que los demás se sientan escuchados y comprendidos. Por último, para que las decisiones y las ideas sean visibles, es posible que desee utilizar notas adhesivas o rotafolios.para mantener las cosas visibles. No olvide técnicas como crear reglas básicas, usar un objeto para reconocer al orador, pedir a los participantes que dejen que otros compartan y usar rotafolios para presentar conversaciones fuera de tema, son excelentes formas de tratar con participantes difíciles.
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