Principios fundamentales de los sistemas de información contable

Sistemas de información contable

Su gerente de contabilidad tiene buenas y malas noticias para compartir con usted. La buena noticia es que las ventas de nuevos productos están superando las expectativas. La mala noticia es que su sistema de contabilidad actual simplemente no puede manejar el aumento de volumen. No permitirá que su departamento de contabilidad agregue nuevos productos o vendedores. Sabes que es hora de mejorar tus capacidades, así que investiga un poco. Tomar la decisión correcta depende de comprender los principios detrás de un buen sistema de información contable.

La meta

El objetivo de todo buen sistema de información contable es recopilar datos de transacciones, procesar los datos y producir informes útiles para ayudar a la administración a tomar decisiones oportunas. La información es tan vital para el éxito de una empresa hoy en día, que la administración debe tener al menos una comprensión rudimentaria del sistema de información contable.

Principios de control

Hay cinco principios fundamentales detrás de cada sistema de información. El primero es el principio de control . En pocas palabras, todos los sistemas de información contable deben tener controles internos adecuados. Los controles internos son procedimientos y prácticas que controlan y monitorean las actividades comerciales. Estos incluyen procedimientos tales como conciliaciones mensuales de cuentas bancarias, controles de contraseñas en computadoras / software y protección de la información confidencial. Los controles internos salvaguardan la integridad de la información que ingresa, procesa y emite el sistema de información.

Principio de relevancia

El principio de relevancia requiere que la información se produzca de manera oportuna. La información también debe ser útil y comprensible. La función contable a menudo ha sido criticada por ser “anotadores históricos” que producen información financiera mucho después de que el mes o trimestre ha cerrado. Esta información suele ser inútil para la dirección cuando se gestiona una empresa en tiempo real.

Hoy en día, la información financiera debe producirse casi de inmediato para que sea relevante. Cuanto más rápido esté disponible la información, más útil será. Los informes deben resumir información para los ocupados responsables de la toma de decisiones y ofrecer detalles si la administración desea profundizar en los datos seleccionados. Los informes Flash y los paneles de control son ejemplos de este principio y ahora son extremadamente comunes. La información se transmite a la gerencia casi instantáneamente.

Principio de compatibilidad

El principio de compatibilidad requiere que el sistema se ajuste a las actividades y la estructura interna de la empresa. El software de contabilidad debe ser capaz de funcionar en la industria en la que opera la empresa. Por ejemplo, un banco comprará software capaz de capturar transacciones bancarias como transacciones de cajeros o cajeros automáticos en lugar de comprar software de planificación de recursos empresariales de fabricación.

Los informes de gestión generados por el sistema deben reflejar la estructura organizativa de la empresa. A menudo, los informes son de naturaleza jerárquica. Por ejemplo, cada vendedor debe recibir un informe de actividad. El gerente de ventas regional debe recibir información de ventas regional y el vicepresidente de ventas debe recibir información de ventas de toda la empresa.

Principio de flexibilidad

El principio de flexibilidad requiere un sistema de información contable para adaptarse al cambio organizacional. En el acelerado mundo empresarial actual, las empresas que no se adaptan eventualmente se desvanecen. Por ejemplo, el sistema de información debe poder agregar nuevos productos y personal de ventas, establecer nuevas divisiones o subsidiarias y lidiar con fusiones y adquisiciones. Debe ser escalable a medida que se espera que la empresa crezca.

Principio de costo-beneficio

Finalmente, el principio de costo-beneficio requiere que los beneficios de la información producida superen el costo de producir la información. No tiene sentido desarrollar un informe que la gerencia no utilizará para tomar decisiones. Alternativamente, dedicar horas a la creación de un informe para administrar la caja chica podría ser contraproducente.

Resumen de la lección

El sistema de información contable recopila, procesa y produce información útil para los tomadores de decisiones de la empresa. Hay cinco principios fundamentales detrás de todos los sistemas contables diseñados correctamente. El principio de control establece que deben existir controles internos adecuados para salvaguardar la integridad de la información. El principio de relevancia exige la producción de información de manera oportuna que permita a la gerencia tomar decisiones en tiempo real. El principio de compatibilidad requiere la conformidad del sistema con los estándares de la industria. El principio de flexibilidad garantiza una rápida adaptabilidad del sistema para adaptarse al cambio y al crecimiento corporativos. Principio de costo-beneficiorequiere que los beneficios de la información producida superen el costo de producción de la información. Los sistemas de información diseñados con estos cinco principios en mente deben satisfacer las necesidades de su empresa.