Gestión del programa: el proceso de iniciación

Gestión de programas

La gestión de programas implica la ejecución de una serie de proyectos similares que trabajan hacia objetivos o resultados comerciales similares para la organización. Los programas suelen ser a largo plazo y, a menudo, se adaptan al ejercicio económico de la empresa; sin embargo, pueden durar meses, años o incluso décadas, dependiendo de los objetivos a corto y largo plazo de la organización.

La gestión de programas también requerirá la coordinación y priorización de recursos en todos los proyectos involucrados, asegurando que los vínculos entre los proyectos, los costos y riesgos generales se mantengan bien. La mayoría de los programas estarán sujetos al entorno económico y político y el director del proyecto tendrá la tarea de garantizar que este entorno esté en consonancia con los objetivos de la organización.

Fase de inicio de la gestión del programa

Cuando se enfrenta a un programa grande, puede ser a la vez abrumador y abrumador; sin embargo, con un proceso de iniciación claro puede ayudar a preparar el escenario para el éxito. Los programas pueden ser complejos con múltiples partes interesadas, mecanismos de financiación complicados, presupuestos enormes y, en algunos casos, asociarse con otras organizaciones. Por lo tanto, la planificación es clave para asegurarse de que el programa sea un éxito y pueda llevar varios meses.

Áreas de enfoque

Las siguientes son las áreas de enfoque recomendadas para iniciar correctamente un programa:

Visión y alcance

La visión de la organización debe ser captada primero, generalmente por las partes interesadas clave. La visión debe usarse al planificar y ejecutar el programa para mantener al equipo enfocado y asegurar que el alcance esté alineado con esa visión. Durante el proceso de planificación, el director del programa y las partes interesadas acuerdan cómo se dividirá el trabajo en diferentes proyectos. Cada proyecto también tendrá su alcance predeterminado y los recursos utilizados para lograr la visión de la organización. La carta del proyecto se establece en esta etapa y es una declaración del alcance, los objetivos y los participantes en el proyecto. La carta contendrá la esencia del proyecto, brindará comprensión del proyecto y actuará como el contrato entre los patrocinadores, las partes interesadas y el equipo del proyecto.

Relaciones

Como gerente de programa, sería esencial desarrollar relaciones sólidas con las partes interesadas del programa. Se debe dedicar tiempo a comunicarse con las partes interesadas para capturar adecuadamente la visión y documentar todos los planes del programa. Toda la comunicación debe ser abierta y transparente y las partes interesadas deben estar constantemente al tanto del progreso del programa. Es muy probable que los patrocinadores del proyecto sean personas muy ocupadas, por lo que es importante planificar con anticipación las reuniones con ellos para obtener la retroalimentación adecuada.

Vea a continuación una agenda de muestra que puede usarse para una reunión de retroalimentación exitosa;

• Preparar, revisar y acordar la agenda de la reunión.
• Dar una actualización sobre el progreso de los objetivos acordados.
• Discuta y resuelva todos los riesgos, problemas y cambios que se hayan planteado.
• Deliberar sobre las decisiones pendientes.
• Repase cualquier otro comentario del equipo.
• Cualquier otro negocio.
• Prepare las minutas de la reunión y distribúyalas al equipo.

Organización y gobernanza

A medida que se construyen excelentes relaciones con las partes interesadas, es importante determinar el método de organización del programa y la gobernanza. El programa tiene distintos ámbitos de trabajo que se gestionan eficazmente a través de proyectos integrados dentro de la estructura del programa. Luego, cada proyecto se asigna a un administrador de proyectos experimentado. Luego, los gerentes de proyecto eligen al personal y deben dedicarse a su programa y proyecto asignados. A continuación, se forma un equipo central formado por el director del programa, cada director del proyecto, un líder de cada una de las partes interesadas y un experto técnico.

El programa y la gobernanza del proyecto se diseñan una vez que se ha establecido la estructura. El gobierno debe garantizar que la toma de decisiones se mantenga al nivel más bajo posible dentro de la estructura cuando se respeten el alcance, los cronogramas y los presupuestos. Es importante documentar cómo se toman las decisiones y cuándo es necesario escalar los problemas desde los proyectos hasta el equipo central, las partes interesadas clave o los grupos de gobierno.

Comunicación y cadencia

Deben establecerse reuniones periódicas para discutir temas como la escalada de problemas y riesgos. Los gerentes de proyecto pueden informar el estado semanalmente e informar el estado general del programa mensualmente. Los problemas de transparencia, los riesgos y los cambios deben abordarse desde el inicio del programa. Hacer que el trabajo sea divertido también es un aspecto importante del programa. La diversión se puede crear a través de diferentes actividades al aire libre y bajo techo. El humor también se puede utilizar para liberar el estrés experimentado.

Herramientas y procesos

Identifique las herramientas y los procesos que serán necesarios para ejecutar el programa. Esto incluirá un lugar centralizado para almacenar información como listas de distribución y números de contacto. Las plataformas de mensajería instantánea y un sitio web del programa para miembros del equipo y clientes son otras herramientas que probablemente serán necesarias. Será necesario definir procesos para las actividades, como reuniones de equipo, agendas, incorporación de nuevo personal y acceso a diversas herramientas. Se debe dedicar suficiente tiempo y atención antes de la inicialización del programa para documentar los procesos y establecer las herramientas necesarias. Si la configuración de procesos y herramientas no se realiza con la suficiente antelación, puede afectar significativamente la productividad y la comunicación en todo el programa.

Resumen de la lección

La gestión de programas implica la ejecución de una serie de proyectos similares que trabajan hacia objetivos o resultados comerciales similares para la organización. Por lo tanto, la planificación es clave para asegurarse de que el programa sea un éxito y puede llevar varios meses. Las principales áreas en las que centrarse al iniciar la gestión del programa son: visión y alcance donde se debe capturar primero la visión de la organización, relaciones con las partes interesadas clave, organización y gobierno del programa, comunicaciones y cadencia y herramientas y procesos.